ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ Codium e-Memo

Codium e-Memo ระบบจัดการเอกสารออนไลน์และลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนการขออนุมัติเอกสารต่างๆ ให้เป็นเรื่องง่ายผ่านออนไลน์ ได้จากทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา (Quotation) ใบจัดซื้อ (Purchase request) ใบคำร้อง (Service request) และอื่นๆ สามารถอนุมัติได้ครบจบทุกขั้นตอนการทำงาน ครอบคลุมในแต่ละแผนก พร้อมสำรองข้อมูลอย่างปลอดภัย สามารถกลับมาดูเอกสารย้อนหลังได้เสมอ สอดคล้องตามข้อกฎหมาย ทดแทนกระดาษได้จริง ตอบโจทย์ทั้งผู้บริหารและพนักงานทั่วไปในองค์กร

ฟีเจอร์หรือคุณสมบัติเด่นของ Codium e-Memo

     1. สร้างเอกสารและสัญญาบนระบบง่ายๆ โดยคุณสามารถสร้างเอกสารโดยการอัปโหลดไฟล์เอกสารองค์กรเข้าระบบ พร้อมจัดวางตำแหน่งลายเซ็นผู้อนุมัติ และปรับแต่งรายละเอียดต่างๆ รวมถึงการสร้างเอกสารจากระบบโดยตรงซึ่งทำได้ทั้งการสร้างแบบฟอร์มเองหรือเลือกจากฟอร์มมาตรฐานที่ระบบมีให้ นอกจากนี้ยังแนบไฟล์ข้อมูลประกอบเอกสารได้หลากหลายนามสกุลทั้ง.pdf, .jpg, .xlsx, .docx ที่สำคัญยังตั้งลำดับสายอนุมัติได้ตามต้องการ พร้อมกำหนดลำดับการอนุมัติได้มากกว่า 1 คน และตั้งค่าเงื่อนไขการอนุมัติได้

     2. แจ้งเตือนเอกสารสำคัญถึงผู้อนุมัติผ่านอีเมลและไลน์ ทำให้ไม่พลาดทุกการอัปเดตเอกสารสำคัญ โดยสามารถรองรับอุปกรณ์สื่อสารทุกแบบ ทั้งสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์

     3. อนุมัติเอกสารได้จากทุกที่ ติดตามสถานะเอกสารได้ทุกเวลา ด้วยการเข้าระบบแบบยืนยันตัวตน 2 ขั้น (User Authentication) ก่อนการลงลายมือชื่อ โดยสามารถยืนยันได้ผ่าน Google, Microsoft, sms, หรือ email พร้อมให้คุณกดอนุมัติหรือลงลายมือชื่อเอกสารได้จากทุกที่ ไม่ต้องเข้าออฟฟิศ นอกจากนี้ยังสามารถกดปฏิเสธ หรือยกเลิกเอกสาร และบอกเหตุผลกำกับได้อีกด้วย

     4. ลายมือชื่อที่ประทับลงบนเอกสารได้รับการรับรอง ทุกลายมือชื่อมีการเข้ารหัสไว้ (Signature Encryption) โดยลายมือชื่อที่ประทับลงบนเอกสาร จะผ่านกระบวนการรับรองลายมือชื่อ (Digital Signing) จึงมั่นใจได้ว่าทุกลายมือชื่อมีความน่าเชื่อถือตามกฎหมาย (Digital Signature)

     5. เอกสารได้รับการป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูล จำกัดการเข้าถึงเอกสาร (Document Integrity) เมื่อทำการอนุมัติเสร็จสิ้น เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของเอกสาร ไม่ให้สามารถเปลี่ยนแปลงและลงลายมือชื่อต่อได้ หากเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงจะมีสัญลักษณ์แจ้งเตือนขึ้นบนเอกสารทันที นอกจากนี้ทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นบนระบบจะถูกบันทึกไว้ (Log Activities) เพื่อใช้เป็นอีกหนึ่งหลักฐานทางกฎหมาย และทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นไม่สามารถลบหรือแก้ไขได้

     6. เรียกดูเอกสารย้อนหลัง พร้อมสำรองข้อมูลอย่างปลอดภัย หมดปัญหาเอกสารสูญหาย จัดเก็บเอกสารปลอดภัยบน Cloud สะดวกต่อการค้นหาหรือตรวจสอบย้อนหลัง เช่น สถานะเอกสารที่ถูกอนุมัติหรือปฏิเสธ, รายละเอียดเอกสารที่ทำการอนุมัติ

     7. แสดงผลการทำงานทั้งหมดให้เห็นภาพได้ง่าย แสดงภาพรวมงบประมาณการอนุมัติ ทราบถึงงบประมาณที่ได้อนุมัติไปของแต่ละแผนก ยอดเงินคงเหลือที่สามารถใช้ได้ รวมถึงยอดที่รอการอนุมัติ โดยต่อยอดนำข้อมูลจากระบบมาแสดงผลบน Power BI หรือ Tableau ที่ช่วยให้ธุรกิจบริหารงบประมาณได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของ Codium e-Memo

     1. อนุมัติงานได้จากทุกที่ผ่านออนไลน์ งานเดินได้อย่างคล่องตัว เพราะผู้ที่เกี่ยวข้องไม่ต้องเสียเวลาเข้าออฟฟิศมาเซ็นเอกสาร

     2. สร้างเอกสารง่ายผ่านออนไลน์ พร้อมติดตามความคืบหน้าเอกสารได้ทันที อัปเดตทุกการเปลี่ยนแปลงผ่านไลน์และอีเมล ลดปัญหางานล่าช้า

     3. หมดปัญหาเอกสารสูญหาย จัดเก็บเอกสารปลอดภัยบน Cloud ง่ายต่อการค้นหา และกลับมาค้นหาย้อนหลัง

     4. ไม่ต้องใช้กระดาษ ลดต้นทุนองค์กร และทำงานคล่องตัวตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ

Codium e-Memo เหมาะกับผู้ใช้งานกลุ่มไหน?

Codium e-Memo เหมาะสำหรับการใช้งานในองค์กรขนาดเล็ก ไปจนถึงขนาดใหญ่ โดยตัวระบบสามารถปรับเปลี่ยนขนาดได้ตามที่องค์กรต้องการ ขึ้นอยู่กับงบประมาณและความต้องการใช้งาน โดยหลักๆ แล้วสามารถแบ่งแพ็กเกจการใช้งานให้เลือกเป็น 2 แพ็กเกจ คือ

     1. e-Memo Standard เหมาะกับองค์กรที่ใช้ระบบในการอนุมัติเป็นเอกสารภายในองค์กรเป็นหลัก เน้นที่การอัปโหลดเอกสารเข้าระบบ และกดส่งให้ผู้อนุมัติงานทันที ราคาหลักหมื่น พร้อมขึ้นระบบได้เร็ว

     2. e-Memo Digital สำหรับองค์กรที่อนุมัติเอกสารทั้งภายในและนอกองค์กร ต้องการลายมือชื่อที่เชื่อถือได้สูง ตามกำหนดกฎหมายมาตรา 26,28

การติดตั้ง / วิธีการใช้งาน : https://www.youtube.com/watch?v=ZavNzjswBuw